Adatfeldolgozási szerződés

Adatkezelő (a továbbiakban: Megrendelő) A Megrendelő a Megrendelésben megadott ügyfél (cégnév vagy név, székhely, adószám, képviselő és az adatvédelmi ügyekben kapcsolattartó a Megrendelés szerint).

Adatfeldolgozó (a továbbiakban: Voys AI) Szák-Kocsis Benjámin e.v. (Voys AI, termék: IngatlanDesk) · Székhely: 5600 Békéscsaba, Alkotmány utca 8. · Nyilvántartási szám: 62631521 · Adószám: 92252020-1-24 · E-mail: hello@ingatlandesk.hu

1. Fogalmak, szerepek, hatály

1.1. A szerződésben a „személyes adat”, „adatkezelő”, „adatfeldolgozó”, „adatvédelmi incidens” stb. a GDPR szerinti jelentésű. Az „Alfeldolgozó” a GDPR 28. cikk (2) és (4) szerinti további adatfeldolgozó. A „Rendszer”, a „Hívás”, a „Portál-érdeklődés”, a „Napló” és a „Csomag” az IngatlanDesk ÁSZF szerinti jelentésű.

1.2. Szerepek. A hívók (vevők, bérlők, eladók, bérbeadók) és a Portál-érdeklődők személyes adatainak adatkezelője a Megrendelő, adatfeldolgozója a Voys AI. A Voys AI az adatokat kizárólag a Megrendelő nevében és utasítására kezeli.

Iroda csomag. Ha a Megrendelő iroda, és a bevont kollégák (munkavállalók vagy megbízottak) saját telefonszámukkal és postafiókjukkal csatlakoznak: - a hívók és érdeklődők adatainak adatkezelője az iroda, kivéve, ha a kolléga önálló vállalkozóként a saját ügyfeleinek önálló adatkezelője (ilyenkor vagy külön Megrendelő a kolléga, vagy az iroda és a kolléga közös adatkezelők, GDPR 26. cikk; ezt a Megrendelés rögzíti); - a kollégák adatai (név, telefonszám, naptár, postafiók-hozzáférés) az iroda mint munkáltató/megbízó adatkezelésének részei; a Voys AI ezekre is feldolgozó; - az iroda felel azért, hogy a kollégákat tájékoztatta; - az „irodavezetőnek is” szóló értesítésről az iroda dönt; az irodavezető látja a kollégák érdeklődőit.

1.3. Nem tartozik e szerződés hatálya alá, mert ott a Voys AI önálló adatkezelő: a Megrendelő kapcsolattartóinak és az alkalmazás-felhasználóinak fiók- és szerződéses adatai (név, e-mail-cím, belépési napló), a számlázási adatok, az indulási űrlap és a Próbaidőszak mérőszámai (a Sikeres próbahívás időpontja, a Fogadott hívások hívószám nélküli havi darabszáma), a használati adatok, a Google-fiók azonosító és a hitelesítők kezelése, valamint a Voys AI marketing-érdeklődőinek adatai. Ezekről a Voys AI adatkezelési tájékoztatójának A. része szól. A hívásmetaadat hívószámmal (időpont, hossz, kimenet) nem tartozik ide: azt a Voys AI feldolgozóként, a Megrendelő utasítására kezeli (A. melléklet).

1.4. Ha a Voys AI jogsértően, a Megrendelő utasításától függetlenül határozná meg az adatkezelés célját vagy eszközét, e tekintetben adatkezelőnek minősül (GDPR 28. cikk (10)).

1.5. Ez a szerződés a Megrendeléssel és az ÁSZF-fel együtt érvényes; adatvédelmi kérdésekben jelen DPA elsőbbséget élvez.

2. A feldolgozás tárgya, tartama, jellege és célja

2.1. Tárgy. A Voys AI által üzemeltetett, mesterséges intelligencián alapú, magyar nyelvű telefonos asszisztens (Lili, a Rendszer) a Megrendelő telefonszámáról átirányított, nem fogadott hívásokat fogadja, a hívó adatait és igényét felveszi, megtekintési vagy értékbecslési időpontot foglal a Megrendelő naptárába (Pro és Iroda), azonnali push-értesítést és e-mail-összefoglalót küld a Megrendelőnek, Naplót vezet; (Az e-mailes érdeklődésekre válasz-piszkozatot készítő Azonnali válasz az indulásnál nem kínált, lásd 6a.0.)

2.2. Cél. Kizárólag a Megrendelő hívásfogadásának és érdeklődő-kezelésének támogatása. Más célra (különösen reklám, profilalkotás, modell-tanítás) a Voys AI az adatokat nem használja; kivétel a Megrendelő dokumentált utasítása (4.2) szerinti kezelés.

2.3. Tartam. A fő szerződés (Megrendelés és ÁSZF) hatálya alatt — a Próbaidőszakot is beleértve —, és a 13. pont szerinti törlésig.

2.4. Jelleg. Gyűjtés, rögzítés, szöveggé alakítás, tárolás, összefoglalás, besorolás (vevő, bérlő, eladó, sürgős — kizárólag a Megrendelő értesítésére és a Napló rendezésére), továbbítás a Megrendelőnek, naptárba írás, e-mail-tartalom beolvasása és kinyerése, piszkozat-készítés, levelek címkézése (ezek az Azonnali válasz bevezetéséig nem végzett műveletek), naplósor írása, megjelenítés, törlés. Hangfelvétel nem készül (KI van kapcsolva); szöveges átirat és strukturált összefoglaló igen.

3. A személyes adatok típusai és az érintettek köre

3.1. Érintettek. A Megrendelő telefonszámát hívó vevők, bérlők, eladók és bérbeadók; a hirdetésekre e-mailben vagy portálon érdeklődők (Portál-érdeklődők); a hívásban vagy levélben megnevezett harmadik személyek (pl. házastárs, tulajdonos, bérlő); ingatlanközvetítő partnerek (az Asszisztens az iroda-együttműködés céljából kereső kollégát nem utasítja el, felveszi a nevét, az iroda nevét és az ügyet); a Megrendelő kollégái és kapcsolattartói.

3.2. Adattípusok (részletesen az A. mellékletben): név, telefonszám (a hívó száma és az általa megadott szám), e-mail-cím, az ingatlan azonosítója, helye (házszám nélkül, értékbecslésnél pontos cím), a megkeresés tárgya és részletei, vevői/bérlői minősítő adatok (finanszírozás módja, előbb el kell-e adnia másik ingatlant, költözés ideje), eladói/bérbeadói adatok (az eladási szándék, hogy van-e már megbízása másik irodánál), hívás metaadatai (időpont, hossz, végkimenet), szöveges átirat, a hívás összefoglalója, a foglalt időpont, a Portál-érdeklődés levélszövege. A hívás hangja a valós idejű feldolgozás idejére keletkezik, tartós hangfelvétel nem készül.

3.3. Különleges adat. A Rendszer különleges kategóriájú adatot (pl. egészségi állapot) nem kér, és erre nincs is tervezve. Az Asszisztens a hívó saját szavait rögzíti, és ingatlanos hívásnál reálisan előfordulhat, hogy a hívó az eladás okát, családi vagy egészségi körülményét (válás, hagyaték, betegség, kényszerhelyzet) megemlíti. Ez az átirat (amelyet a hangplatform automatikusan készít) része lehet; a Megrendelő ezt tudomásul veszi, a Voys AI pedig ezeket a 13. pont szerinti rövid megőrzéssel kezeli, és az Asszisztenst úgy konfigurálja, hogy (a) az eladás okára ne kérdezzen rá, (b) ha a hívó egészségi állapotot, családi vagy kényszerhelyzetet említ, a leírásba, a Naplóba és a naptáresemény leírásába csak általános megjelölés kerüljön („személyes ok”), a részlet ne. Az adatkezelés védelme a minimalizálás, a tájékoztatóban szereplő figyelmeztetés („kérjük, ne adjon meg ilyen adatot”), a rövid megőrzés és a törlés. A Megrendelő a Naplóból az ilyen részletet, ha mégis bekerül, törli; a Voys AI kérésre segít.

3.4. Hirdetéslista. A Pro és Iroda csomag Hirdetéslistája a Megrendelő saját forrásából (saját weboldal, Excel/CSV, CRM-export) származik; hirdetési portálokról a Voys AI adatot nem gyűjt, nem tölt le. A CRM-exportból a tulajdonosi, eladói vagy bérbeadói személyes adatot (név, telefonszám, pontos cím) a Megrendelő az átadás előtt kiszűri (15.2); ha mégis bekerül, a Voys AI jelzi és törli.

4. A Megrendelő utasításai (GDPR 28. cikk (3) a))

4.1. A Voys AI az adatokat kizárólag a Megrendelő dokumentált utasítása alapján kezeli, ideértve a harmadik országba továbbítást is, kivéve, ha az uniós vagy tagállami jog másként írja elő; ez esetben erről a Megrendelőt előzetesen tájékoztatja, kivéve, ha a jog ezt az érdek védelmében tiltja.

4.2. Dokumentált utasításnak minősül: a Megrendelés és mellékletei, a Megrendelő által írásban jóváhagyott Asszisztens-szabályok és tudásbázis, valamint a Megrendelő további írásos (e-mailes) kérése. A Megrendelő utasítja a Voys AI-t arra is, hogy (a) a hívásmetaadatot (hívószámmal) a havi hívás-keret és a visszaélés (spam, robot) ellenőrzésére felhasználja, (b) a hívásokból kizárólag anonimizált, összesített statisztikát készítsen, (c) a szolgáltatás minőségének ellenőrzésére a hívásokat átnézze. Az automatikus válaszlevél küldésének bekapcsolása a Megrendelő utasítása (6b).

4.3. Ha a Voys AI úgy ítéli meg, hogy az utasítás sérti a GDPR-t vagy más adatvédelmi szabályt, erről a Megrendelőt haladéktalanul tájékoztatja, és az utasítás végrehajtását az egyeztetésig felfüggesztheti.

5. Titoktartás (28. cikk (3) b))

A Voys AI biztosítja, hogy a személyes adatokhoz hozzáférő személyek (a Voys AI maga és az esetleges közreműködői) titoktartási kötelezettséget vállaltak, vagy jogszabályon alapuló titoktartás hatálya alatt állnak. Jelenleg a Voys AI egyszemélyes vállalkozás; további közreműködő bevonása esetén írásos titoktartást köt.

6. Biztonság (GDPR 32. cikk)

A Voys AI a kockázattal arányos technikai és szervezési intézkedéseket tesz, amelyek legalább a C. mellékletben foglaltak. A Voys AI az intézkedéseket rendszeresen felülvizsgálja, és a védelmi szintet nem csökkenti.

6a. A Gmail-, naptár- és táblázat-hozzáférés köre (csak ha a Megrendelő az Azonnali választ, a naptár-foglalást vagy a táblázatos Naplót kéri)

6a.0. Az első 20 ügyfélnél nincs Gmail-ág. A Voys AI a Gmail-alapú Azonnali választ (6a.1–6a.4, 6b) az első húsz fizető ügyfélnél nem nyújtja: a Rendszer nem kap Gmail-hitelesítőt, nem olvassa a Megrendelő postafiókját, és nem küld levelet a nevében. Indok: a Google „Limited Use” és a korlátozott hatókörök szabályai (éves biztonsági értékelés; a harmadik félnek, így a nyelvi modell szolgáltatójának átadás korlátozása), a teljes postafiókra kiterjedő technikai hozzáférés (adattakarékosság, megbízói titok) és az Art. 14 szerinti tájékoztatás nehézsége. A 6a.1–6a.4 és a 6b pontok csak a modul későbbi, külön megállapodással történő bevezetésekor lépnek hatályba. Postafiók-hozzáférés nélküli pótlás (ha a Megrendelő kéri): a Megrendelő saját szűrője továbbítja a portálok értesítő leveleit egy személyes IngatlanDesk-címre, és a Voys AI e-mailben küld válasz-javaslatot a Megrendelőnek.

6a.1. Mit csinál a Rendszer. A Megrendelő saját Google-fiókjában, a Megrendelő jóváhagyásával a munkafolyamat a Megrendelő beérkezett levelezését egy szűrőfeltétellel lekérdezi, a talált levelekből kinyeri az ingatlanos érdeklődés adatait, a levélszálban válasz-piszkozatot készít, a feldolgozott levelet megcímkézi („IngatlanDesk”), a Megrendelőnek riasztást küld, és a Naplóba sort ír. A naptárból szabad idősávot kér le, és időpontot rögzít.

6a.2. Technikai kör. A Google-hitelesítő olvasási, módosítási, címkézési és piszkozat-/levélküldési jogosultságot kér, ami technikailag a teljes postafiókra kiterjed; a szűrő szoftveres, nem jogosultsági korlát. A Megrendelő ezt a Google jóváhagyó képernyőjén és a Megrendelés előtt megismeri.

6a.3. A szűrő szűkítése — az első éles Gmail-ügyfél előtt kötelező. A jelenlegi sablon szűrője (newer_than:2d -label:IngatlanDesk -from:me -category:promotions -category:social) a két napnál nem régebbi, nem promóciós és nem közösségi, nem a Megrendelő által küldött minden levelet beolvassa, és az első 6000 karaktert a nyelvi modellhez küldi; a nem releváns levél futási adata is megmaradhat. Ezt a Voys AI ügyfelenként jóváhagyott feladó-/tárgy-szűrőre (ingatlanportálok értesítő-címei) szűkíti, a szűrés a modell előtt történik, a nem releváns levél adata nem marad meg. A közvetlenül írt (nem portálos) érdeklődést a Megrendelő külön, kifejezett jóváhagyásával, szűk feltétellel lehet bevonni. Amíg ez nem valósul meg, az Azonnali válasz nem indítható.

6a.4. Amit a Voys AI nem tesz. Levelet nem töröl; a Megrendelő már elküldött leveleit és piszkozatait nem dolgozza fel; önálló kezdeményezésű levelet nem küld harmadik személynek (az automatikus válasz a 6b szerint kivétel, külön utasításra); a levelezést a feldolgozáshoz szükséges Alfeldolgozókon kívül nem továbbítja; a postafiók tartalmát modell tanítására nem használja; ügyfélkezelő rendszerbe nem ír.

6a.5. Naptár (szolgáltatásfiókos megosztás). A naptár-foglalás nem a Megrendelő Google-fiókjához adott OAuth-tokennel, hanem ügyfelenként külön szolgáltatásfiókkal működik: (a) a Megrendelő a fő naptárát a szolgáltatásfióknak csak „Csak az elfoglaltsági adatok megtekintése” joggal osztja meg (a Rendszer csak foglalt/szabad sávot lát, esemény-részletet nem); (b) a Megrendelő egy külön „IngatlanDesk foglalások” naptárat hoz létre, amelyhez a szolgáltatásfióknak „Módosítások végrehajtása” joga van; az események csak ide kerülnek. A hatókörök: calendar.events és calendar.freebusy. A Voys AI a fő naptár tartalmát sosem látja. Az esemény leírása minimális: a hívó neve, telefonszáma, az ingatlan azonosítója (házszám nélkül), a hívás-azonosító és 30 perces emlékeztető; a minősítő mezők (finanszírozás, eladási szándék) és a különleges adatnak látszó részletek nem kerülnek a naptáresemény leírásába (azok a Naplóban vannak), mert a naptárat a Megrendelő munkatársai, könyvelője vagy partnerei is láthatják. Résztvevő nem kerül az eseménybe. Az időpont előzetes, a Megrendelő módosíthatja. A szolgáltatásfiók kulcsát az n8n titkos tárolója őrzi, 90 naponként forgatva; kilépéskor a szolgáltatásfiók törlése azonnal visszavon minden hozzáférést. A szolgáltatásfiókot a Voys AI Google Cloud projektje üzemelteti (Google, B. melléklet).

6a.6. Táblázat. A Napló-táblázat a Megrendelő saját táblázata („IngatlanDesk érdeklődők”) lehet; a hitelesítő hozzáférési köre szélesebb lehet, mint az egy táblázat.

6a.7. Visszavonás. A Megrendelő a hozzáférést a saját Google-fiókjában (Biztonság → harmadik felek hozzáférése) bármikor visszavonhatja; a Voys AI a visszavonás vagy a Megrendelő írásos kérésének tudomásulvétele után leállítja az érintett munkafolyamatot, és törli a tárolt hitelesítőt (tokent). A Megrendelő fiókjában maradt adatot (piszkozat, címke, esemény) a Voys AI nem törli (13.4).

6a.8. Hitelesítők védelme. Ügyfelenként külön hitelesítő és kulcs; a tokenek az n8n titkos tárolójában, kódtárban nem; a saját szerver adminisztrációs felülete csak VPN-en át érhető el (C. melléklet).

6b. Automatikus válaszlevél a Megrendelő nevében

6b.0. (Az első 20 ügyfélnél a 6b nem kínált; lásd 6a.0.)

6b.1. A válasz-piszkozat és (bekapcsolás után) a kiküldött levél a Megrendelő nevében és címéről jelenik meg. A levél tartalma: köszönet, az ingatlan megnevezése, a kérdésre csak akkor válasz, ha a válasz a levélben szerepel, megtekintés felajánlása a Megrendelő megadott sávjaiban, aláírás; árat, alkut, rendelkezésre állást nem ígér. Az MI-felfedés a levél első sora: „Ezt a levelet az iroda mesterséges intelligencia alapú asszisztense (MI) írta és küldte.” (AI Act 50. cikk (1) és (5); a Bizottság C(2026) 5054 iránymutatásának (36) pontja az e-mailnél a felső MI-jelölést említi; az általános „digitális asszisztens” kifejezés nem elég egyértelmű). Piszkozat-módban (ha a levelet a Megrendelő átnézi és ő küldi) a sor elhagyható. A levél utolsó sora: „Adatkezelési tájékoztató: [link]. Adatkezelő: [iroda neve, e-mail].”.

6b.2. Az automatikus küldés csak Pro és Iroda csomagban, a Megrendelő külön, írásos kérésére, és legalább egy hét sikeres piszkozat-ellenőrzés után kapcsolható be, kizárólag a „releváns” érdeklődőre és a jóváhagyott sablon szerint. A Megrendelő az automatikus küldés bekapcsolásával utasítja a Voys AI-t a levelek kiküldésére, és felel a levelek tartalmáért.

6b.3. A levél a Portál-érdeklődőnek, az ő megkeresésére adott válasz; nem közvetlen üzletszerzési hirdetés. Az érdeklődő adatai a portálról érkeznek: az Art. 14 szerinti tájékoztatás az első válaszlevélben az adatkezelési hivatkozással adható meg.

7. Alfeldolgozók (28. cikk (2) és (4))

7.1. A Megrendelő általános felhatalmazást ad a B. mellékletben felsorolt Alfeldolgozók igénybevételére. A Voys AI a B. mellékletet naprakészen tartja; csak a ténylegesen használt szolgáltatók szerepelhetnek benne.

7.2. A Rendszer az összes szolgáltatót a Voys AI saját fiókjaiban használja, ezért ezek a Voys AI Alfeldolgozói (a Megrendelő nem áll velük közvetlen szerződésben). A Vapin keresztül elérhető szolgáltatók közül az OpenAI a Vapi alfeldolgozója, a Soniox és az ElevenLabs esetében a Vapi „Optional Provider”-státuszától függően a Voys AI közvetlen szerződéses partnere; az e-mail-feldolgozáshoz használt OpenAI API a Voys AI közvetlen szerződő felével működik. A Voys AI a lánc minden tagjára a 7.4 pont szerinti kötelezettségeket rója, függetlenül attól, hogy a Vapi alfeldolgozója vagy a Voys AI közvetlen partnere. Ha a Megrendelő egy szolgáltatót saját nevén, saját szerződéssel vesz igénybe, azt a Felek írásban rögzítik, és ez a szolgáltató nem a Voys AI Alfeldolgozója.

7.3. Új Alfeldolgozó bevonásáról vagy cseréjéről a Voys AI a Megrendelőt legalább 30 nappal előre e-mailben értesíti. A Megrendelő 15 napon belül, indokolással kifogást emelhet. Ha a kifogást a Felek nem tudják feloldani, bármelyik fél a fő szerződést 15 napos határidővel felmondhatja; a Voys AI az előre megfizetett, el nem használt díjat időarányosan visszatéríti.

7.4. A Voys AI az Alfeldolgozókra a jelen szerződésben foglaltakkal lényegében azonos adatvédelmi kötelezettségeket ró szerződésben (ide értve az Alfeldolgozó standard adatfeldolgozói feltételeit), és az Alfeldolgozó teljesítéséért a Megrendelővel szemben teljes mértékben felel (GDPR 28. cikk (4)).

7.5. A Rendszer a hívás során a hang és a szöveg feldolgozására több Alfeldolgozót vezényel. A Megrendelő tudomásul veszi, hogy ezek közül több az Európai Unión kívül (USA) működik; erre a 8. pont vonatkozik.

8. Adattovábbítás harmadik országba (GDPR V. fejezet)

8.1. A tény, amit a Megrendelőnek tudnia kell. A Rendszer hangplatformja (Vapi, Inc.) az amerikai szervezeten fut (api.vapi.ai): a hívásadat (hang a feldolgozás idejére, szöveges átirat, strukturált összefoglaló, hívásmetaadat) az Amerikai Egyesült Államokban kerül feldolgozásra és tárolásra. Az ezt kiszolgáló további szolgáltatók (beszédfelismerés, nyelvi modell, hangszintézis) szintén az EU-n kívül, jellemzően az USA-ban is feldolgozhatnak. A Portál-érdeklődés levélszövege az e-mail-feldolgozáshoz használt nyelvi modell szolgáltatójához (OpenAI, USA) kerül. A „Hirdetés linkből” funkció bekapcsolása esetén a Megrendelő által megadott hirdetésoldal szövege az Anthropic PBC-hez (USA) kerül a hirdetésszöveg kinyerésére; hívói adat nem. A Voys AI az Alfeldolgozók közül egyiknél sem állítja, hogy az adat kizárólag az EU-ban marad. A Voys AI saját szerverén (Contabo VPS, EU) fut az automatizálás és a Napló egy része (a telefonhívás hangja nem halad át rajta: a magyar telefonszám SIP-en egyenesen a Vapihoz csatlakozik); ez az egyetlen, amelyre az „EU-ban tárolt” állítás tehető.

8.2. A továbbítás jogalapja. A Voys AI a továbbítást az alábbi sorrendben alapozza: - a) amennyiben a címzett az EU–USA Adatvédelmi Keretrendszerben (Data Privacy Framework, DPF) tanúsított, a Bizottság megfelelőségi határozata (2023/1795 végrehajtási határozat) alapján (GDPR 45. cikk); - b) minden egyéb esetben általános szerződési feltételek (SCC), a 2021/914 bizottsági végrehajtási határozat szerint (a Voys AI mint adatfeldolgozó és az Alfeldolgozó között a 3. modul, adatfeldolgozó–adatfeldolgozó), az Alfeldolgozó saját adatfeldolgozói szerződése (DPA) részeként, a GDPR 46. cikk (2) c) alapján.

A pontos jogalapot a B. melléklet szolgáltatónként rögzíti. A Vapi esetében a DPF-tanúsítás nem áll fenn, ezért a jogalap az SCC a Vapi DPA-ja (5. szakasz) alapján; a Voys AI a dataprivacyframework.gov aktív listáját 2026. október 14-én név szerint újra ellenőrizte: a Vapi, az OpenAI, a Soniox és az Anthropic nem szerepel rajta (ezeknél az SCC a jogalap), az ElevenLabs (EU–USA tanúsítás érvényes 2027. 02. 09-ig), a Netlify (2026. 12. 17-ig) és a Google LLC (2027. 09. 13-ig) igen (ezeknél a DPF az elsődleges jogalap, az SCC a tartalék).

8.2a. Melyik SCC-modul? Mivel a Voys AI a Megrendelő feldolgozója, az USA-beli szolgáltatók pedig a Voys AI alfeldolgozói, a 2021/914 határozat 3. modulja (adatfeldolgozók között) irányadó. Az OpenAI esetén, ha a Voys AI fiókja az OpenAI Ireland Ltd.-hez tartozik, a Voys AI és az OpenAI között nincs harmadik országba továbbítás; az EGT-n kívüli továbbítást az OpenAI Ireland rendezi.

8.3. Kiegészítő intézkedések (adattakarékosság). A Voys AI a továbbítás kockázatát az alábbiakkal csökkenti: hangfelvétel KI; a Rendszer csak a szükséges adatot kéri; a hívásadat megőrzése rövid (átirat legfeljebb 30 nap, az Alfeldolgozó csomagja szerint rövidebb is lehet), a törlés az Alfeldolgozó rendszerében is megtörténik; a Voys AI a saját célú és a harmadik fél általi modell-tanítást kizárja (a C. mellékletben leírt, nem azonosító szolgáltatásjavító felhasználás kivételével); az adat titkosított csatornán (TLS) mozog; a Rendszer nem kér különleges adatot. A Voys AI vizsgálja a hangplatform EU-régiós üzemmódját (a Vapi dokumentációja szerint „csak a Premier Success Package-gel” érhető el, és az orchestration ekkor is Vapi-infrastruktúrán fut); ha áttér, a B. melléklet a 7.3 szerinti értesítéssel módosul.

8.3a. Zero Data Retention (ZDR) — az indulásnál nincs bekapcsolva; a bevezetése külön verzióban történik, a Vapi írásos megerősítése és a saját EU-s tár elkészülte után. Ha a Voys AI a Vapi ZDR beállítását bekapcsolja, a Vapi a hívás után nem tárol felvételt, átiratot, üzenetet, összefoglalót és strukturált kimenetet (a hívás-előzmény, költség, késleltetés és használati metaadat megmarad); a tartalmat ekkor a Voys AI a saját EU-s tárában (Contabo) őrzi a 13. pont szerint, és az alkalmazás onnan jeleníti meg. Ebben az esetben az A. melléklet „Vapi (USA), legfeljebb 30 nap” sora „a Vapinál nem tárolódik; a hívás idejére USA-ban feldolgozva” szövegre módosul. A ZDR a továbbítást nem szünteti meg (a feldolgozás idejére az adat az USA-ba jut), a tárolt kitettséget igen.

8.4. Átvilágítás. A Voys AI a továbbításról átviteli hatásvizsgálatot (TIA) tart nyilván, amelyet a Megrendelő kérésére rendelkezésére bocsát. A Voys TIA az építőipari hívók „hétköznapi, alacsony érzékenységű” adataira épült; az IngatlanDesk-hívó adatai (finanszírozás, eladási indok, pontos cím, életesemény) érzékenyebbek lehetnek, ezért a TIA 2. és 5. pontját ingatlanos adatra át kell írni, és új sorokat kell felvenni a közvetlen OpenAI-ra és az IngatlanDesk Asszisztensre. Az amerikai hatósági hozzáférés kockázata elméleti, de nem zárható ki; az EU–USA DPF jogi alapja (a 14086. sz. végrehajtási rendelet) az EDPB álláspontja szerint SCC mellett is figyelembe vehető. A TIA tartalma (ingatlanos adatra átírva): adatáramlás-térkép; adatkategóriák és érzékenység (közepes: név, szám, finanszírozási mód, eladási szándék, pontos cím, véletlenül élethelyzeti részlet); az eszköz szolgáltatónként (DPF / SCC 3. modul); az importáló ország joga (az amerikai hírszerzési hozzáférés kockázata; a 14086. sz. végrehajtási rendelet jogorvoslata); a kiegészítő intézkedések (felvétel KI, ZDR vagy ≤ 30 nap, TLS, tanítás tiltása, adattakarékos prompt, házszám nélküli cím a naptárban); a következtetés és a felülvizsgálat okai (a C-703/25 P ítélete, DPF-lejárat, új alfeldolgozó, incidens).

8.5. A Megrendelő döntése. A Megrendelő a Megrendelés elfogadásával kifejezetten tudomásul veszi és utasításként elfogadja a 8.1–8.2 szerinti továbbítást. Ha ezt nem fogadja el, a szolgáltatás a jelenlegi felépítésben nem nyújtható; a Voys AI ilyenkor a szerződést nem köti meg. Ha a DPF érvényessége megszűnne, a Voys AI az SCC-alapra tér át, és erről a Megrendelőt haladéktalanul tájékoztatja.

8.6. A Megrendelő saját adatkezelői tájékoztatójában a hívókat és a Portál-érdeklődőket tájékoztatja arról, hogy adataik az EU-n kívülre (USA) is továbbításra kerülnek, és milyen garancia védi őket (a Voys AI mintaszöveget ad: hívói tájékoztatás).

9. Az érintettek jogai (28. cikk (3) e))

9.1. Ha az érintett a Voys AI-hoz fordul, a Voys AI a kérelmet 3 munkanapon belül továbbítja a Megrendelőnek, és a kérdésben nem válaszol önállóan, kivéve ha a Megrendelő írásban erre utasítja.

9.2. A Voys AI a Megrendelőt a hozzáférési, helyesbítési, törlési, korlátozási, adathordozhatósági és tiltakozási kérelmek teljesítésében technikai és szervezési eszközökkel segíti: a kért adatot (átirat, összefoglaló, rögzített adatok, Napló) a kérés beérkezésétől számított 8 napon belül átadja vagy törli (a Megrendelő határidejébe beszámítva, hogy a GDPR 12. cikk szerinti 1 hónapos határidő a Megrendelőt köti). Ez a Naplóra és a Megrendelő táblázatára is vonatkozik, ha az a Voys AI szerverén van.

9.3. Az érintetti kérelmek folyamata és határidői. (a) A kérelmet, amelyet a másik fél kap meg, 3 munkanapon belül továbbítják a másiknak. (b) Azonosítás: a Megrendelő a kérelmezőt a Naplóban szereplő telefonszámra történő visszahívással és egy, csak a hívót ismerő kérdéssel azonosítja; gyanú esetén a GDPR 12. cikk (6) szerinti kiegészítő információt kér (telefonszám alapján önmagában nem adható ki adat, mert más is hívhatott ugyanarról a számról). (c) A Voys AI az adatkiadást (átirat, összefoglaló, Napló, n8n futási adat, naptáresemény helyszíne) vagy a törlést/helyesbítést 8 napon belül végrehajtja, és az Alfeldolgozókat a törlésről értesíti. (d) A kérelmezőnek a Megrendelő válaszol, a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül (GDPR 12. cikk (3)). (e) Ha a kérelem a hívás közben hangzik el, az Asszisztens a „adatkezelési kérés” sort rögzíti a Naplóban, és a hívó nevét és számát felveszi; érdemben nem válaszol. (f) Mindkét fél nyilvántartja a kérelmeket (a Voys AI a 12.3 szerinti nyilvántartásban).

10. Adatvédelmi incidens (33–34. cikk)

10.1. A Voys AI az adatvédelmi incidensről indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb a tudomásszerzéstől számított 24 órán belül írásban értesíti a Megrendelőt; törekszik arra, hogy azonnali első riasztást is adjon (telefonon vagy e-mailben, lehetőleg 4 órán belül), ez nem kötelezettség (hello@ingatlandesk.hu → a Megrendelő megadott kapcsolattartója). Az incidens fogalma kiterjed a Google-hitelesítők (tokenek) kompromittálódására is: ilyenkor a Voys AI a tokeneket azonnal visszavonja, és a Megrendelőt értesíti.

10.2. Az értesítés tartalma, ha ismert: az incidens jellege és időpontja, az érintett adatok és érintettek (hozzávetőleges) köre, a valószínű következmények, a megtett és tervezett intézkedések, a Voys AI kapcsolattartója. Az adatokat részletekben is lehet közölni.

10.3. Az Alfeldolgozótól származó incidensről a Voys AI a saját tudomásszerzésétől számított 24 órán belül értesít. A Voys AI az incidenst naplózza, és a Megrendelőt a hatósági bejelentésben (NAIH, 72 óra) és az érintettek értesítésében segíti. A bejelentés a Megrendelő döntése és feladata.

10.4. A 72 órás folyamat. A GDPR 33. cikk (1) szerint az adatkezelő (a Megrendelő) a tudomásszerzéstől számított 72 órán belül jelent a NAIH-nak, ha az incidens valószínűsíthetően kockázattal jár. A WP29 WP250 rev.01 irányelve szerint az adatkezelő elvileg „tudomást szerzettnek” tekintendő, amint a feldolgozó tudomást szerzett; ezért a Voys AI azonnal riaszt (10.1), és a további információt szakaszosan adja. „Tudomásszerzés”: észszerű bizonyosság arról, hogy személyes adatot érintő biztonsági esemény történt.

10.5. Lépések. T0: észlelés, időpont rögzítése; T0 azonnal: elhárítás (token/kulcs visszavonása: Google szolgáltatásfiók, Vapi, OpenAI, n8n; hozzáférés zárása; bizonyíték mentése); T0 + törekvés szerint 4 óra: első riasztás a Megrendelőnek; T0 + legfeljebb 24 óra: írásos értesítés a 33. cikk (3) tartalmával (ha ismert, különben szakaszosan); a Megrendelő T + 72 óra: NAIH-bejelentés (NAIH Incidensbejelentő Rendszer, szakaszos bejelentés lehetséges; a Voys AI a bejelentés szövegvázlatát elkészíti); magas kockázat esetén az érintettek értesítése (34. cikk) a Megrendelő döntése. A különleges adatnak látszó részlet (3.3) vagy a finanszírozási adat érintettsége a kockázatértékelésben súlyosbító tényező.

10.6. Nyilvántartás. Minden incidenst (bejelentettet és nem bejelentettet) a Voys AI és a Megrendelő nyilvántartja (GDPR 33. cikk (5)). A Voys AI saját adatkezelésű adataival (1.3: kapcsolattartók, számlázás) kapcsolatos incidenst maga jelent a NAIH-nak.

10.7. Helyettesítés. A Voys AI a 24 órás vállalás teljesíthetősége érdekében ha van, megnevez egy elérhető helyettest vagy ügyvédet: (ha a Megrendelő megnevez ilyet: név, telefon); a helyettes hiánya a 24 órás vállalást nem érinti.

11. Segítségnyújtás (32–36. cikk), kockázatértékelés

11.1. A Voys AI segíti a Megrendelőt a biztonsági, incidens-kezelési, adatvédelmi hatásvizsgálati (35. cikk) és hatósági előzetes konzultációs (36. cikk) kötelezettségei teljesítésében, a rendelkezésre álló információk átadásával.

11.2. Kockázatértékelés. A Felek az IngatlanDesk-re a v2.2 „alacsony kockázat” értékelését nem fogadják el változtatás nélkül: (a) a Gmail-hozzáférés szélesebb adatkört érint (6a); (b) az eladói/vevői hívásban pénzügyi jellegű (finanszírozás) és élethelyzeti adat is elhangzhat; (c) a megkeresések besorolása (vevő/eladó/sürgős) és az „ELADÓ hívott!” jelzés profilalkotás-szerű lehet; (d) az automatikus válasz kimenő kommunikáció; (e) az IngatlanDesk Asszisztens új adatáramlásokat hoz. A GDPR 35. cikk szerinti hatásvizsgálati kötelezettség fennállását a Megrendelő mint adatkezelő vizsgálja (a Voys AI segít). A Voys AI az E. melléklet szerinti DPIA-szűrési lapot kitölti: az alapkonfigurációban (nincs Gmail-ág, nincs pontozás, nincs hangfelvétel, rövid megőrzés) hatásvizsgálat nem kötelező; teljes hatásvizsgálat szükséges, ha a Gmail-ág bekapcsol, ha a Megrendelő a Rendszer kimenetét pontozásra/szűrésre használná, vagy hangfelvétel készül. A Rendszer nem végez a GDPR 22. cikke szerinti automatizált döntéshozatalt, feltéve, hogy (i) nincs számszerű vagy kategorikus „lead-pontszám”, a finanszírozási mód nem prioritás- vagy elutasítás-alap, (ii) a Rendszer személy jellemzője alapján nem utasít el (egyetlen elutasítás a területen kívüli ingatlanra vonatkozik, naplózva), (iii) nem kérdez jövedelemről, hitelösszegről, bankról, (iv) minden megkeresés emberhez (a Megrendelőhöz) jut. Ezek a tervezési szabályok a Megrendelő utasításai is: a Megrendelő a Napló adatait természetes személyek hitelképességének vagy fizetőképességének értékelésére, illetve automatizált kizárására nem használja (AI Act III. melléklet 5. b); GDPR 22. cikk).

12. Igazolás és audit (28. cikk (3) h))

12.1. A Voys AI a Megrendelő rendelkezésére bocsát minden, a 28. cikk szerinti kötelezettségei teljesítésének igazolásához szükséges információt, és lehetővé teszi az auditot, ideértve a helyszíni vizsgálatot is, amelyet a Megrendelő vagy az általa megbízott auditor végezhet.

12.2. Az audit évente legfeljebb egyszer, 15 napos előzetes értesítéssel, a Voys AI működésének észszerű zavarása nélkül, a Megrendelő költségére végezhető. Az Alfeldolgozók vizsgálatát a Voys AI az Alfeldolgozók tanúsítványainak, jelentéseinek és saját dokumentációjának átadásával teljesíti, ha a szerződéseik a közvetlen auditot nem engedik.

12.3. A Voys AI az adatkezelési tevékenységről a GDPR 30. cikk (2) szerinti nyilvántartást vezeti.

13. Megőrzés, törlés és visszaadás (28. cikk (3) g))

13.1. Megőrzési idők (részletesen az A. mellékletben): szöveges átirat és strukturált összefoglaló az Alfeldolgozónál legfeljebb 30 nap (ha az Alfeldolgozó csomagja rövidebbet alkalmaz, a rövidebb); ZDR bekapcsolása esetén (8.3a) a Vapinál nincs tárolt tartalom, a saját EU-s tárban az átirat legfeljebb 30 nap; a Napló és az érdeklődők állapota a fő szerződés megszűnéséig, majd a 13.3 szerinti törlésig, de a nem konvertált érdeklődő adatai alapértelmezés szerint 12 hónap után automatikusan törlődnek (a Megrendelő mint adatkezelő legfeljebb 24 hónapra emelheti, indokolva); az automatizálás (n8n) futási adatai legfeljebb 14 nap (beállítva 2026-10-07, a TIA szerint), a Voys AI műveleti naplói legfeljebb 30 nap; az e-mail-feldolgozás futási adata a lehető legrövidebb (a nem releváns levél adata nem marad meg; az első 20 ügyfélnél nincs e-mail-feldolgozás, 6a.0); az értesítő oldali másolatok legfeljebb 30 nap.

13.2. A Megrendelő kérésére az általa megjelölt hívás vagy érdeklődő adatait a Voys AI a kérés beérkezésétől számított 8 napon belül törli, ideértve az Alfeldolgozó rendszerében (hangplatform) tárolt példányt is.

13.3. A fő szerződés megszűnésekor a Voys AI a Megrendelő kérésére 15 napon belül géppel olvasható formában (CSV/JSON) átadja a Megrendelő adatait, majd a megszűnéstől számított 30 napon belül a személyes adatokat az Alfeldolgozóknál is törli, és megszünteti az alkalmazás-hozzáféréseket, valamint a Megrendelő Google-fiókjához (postafiók, naptár, táblázat) és más rendszereihez adott hozzáférését 24 órán belül. A törlést a Voys AI kérésre írásban igazolja. Kivétel: ha jogszabály a megőrzést előírja (pl. számlázási adatok, 8 év; ekkor a Voys AI erről tájékoztat, és az adatot csak ennek a célnak megfelelően kezeli). A Próbaidőszak végén megerősítés (Megrendelés) hiányában ugyanez az átadás/törlés irányadó, az ÁSZF 3.7.2 szerinti üzenetfelvételi időszak lejárta után.

13.4. A Megrendelő saját rendszereibe (naptár, e-mail-fiók, táblázat) került adatok (pl. a foglalt időpont, a piszkozat, a címke) a Megrendelő tulajdonában maradnak, azokat a Voys AI nem törli.

14. Felelősség

A Felek a GDPR 82. cikke szerint felelnek az érintettekkel szemben; ez a szerződés az érintettek jogait nem korlátozza. A Felek egymás közötti viszonyában a Voys AI felelőssége e szerződésből a Megrendelésben és az ÁSZF 7.3. pontjában rögzített felelősségkorlátozás keretei között áll fenn, kivéve az ÁSZF 7.3.4 szerinti eseteket (szándékos, az életet, testi épséget, egészséget érintő és súlyos gondatlansággal okozott kár). A felelősségkorlátozás az érintettekkel szembeni (GDPR 82. cikk szerinti) felelősséget nem érinti.

15. A Megrendelő kötelezettségei adatkezelőként

15.1. A Megrendelő felel azért, hogy a hívók és a Portál-érdeklődők személyes adatainak kezeléséhez jogalap van (jellemzően GDPR 6. cikk (1) b) a kérésükre tett lépések, illetve f) a nem fogadott hívások és megkeresések kezeléséhez fűződő jogos érdek), és őket az adatkezelési tájékoztatóján keresztül tájékoztatja, a harmadik országba (USA) továbbításról is. A Voys AI ehhez mintát ad (hívói tájékoztatás), és az Asszisztens köszönése szóban jelzi az MI-mivoltot és az átirat készítését. Dokumentált utasítás: a Megrendelő utasítja a Voys AI-t, hogy az Asszisztens köszönése tartalmazza (i) a mesterséges intelligencia mivoltot, (ii) az adatkezelő (a Megrendelő) nevét, (iii) azt, hogy a hívásról szöveges leirat készül és ennek célját (az üzenet továbbítása és a visszahívás), (iv) hogy a részletes tájékoztató elérhető; a köszönés szövegét a Voys AI adja, és a Megrendelő azt nem módosíthatja úgy, hogy ezeket kihagyja. Az AI Act 50. cikk (1) szerinti tájékoztatás a Voys AI mint a Rendszer szolgáltatójának kötelezettsége, amelyet a Megrendelő utasítása nem korlátozhat. A tájékoztató 2–3. rétegét (weboldal, kérésre teljes tájékoztató) a Megrendelő teszi közzé; ennek hiányában a Voys AI által tárolt tartalék-oldal (ingatlandesk.hu/t/…) szolgálhat hivatkozásul (ennek elkészülte nem feltétele az indulásnak).

15.2. A Megrendelő az utasításait jogszerűen adja, és a Rendszerbe csak a szolgáltatáshoz szükséges adatot juttat. A Hirdetéslistában és a tudásbázisban tulajdonosi személyes adatot (név, telefonszám, pontos cím) nem ad át. Az alkalmazás-hozzáférést csak jogosult személyek számára kéri.

15.3. A Megrendelő biztosítja, hogy a saját telefonszámára vonatkozóan jogosult az átirányítás bekapcsolására. Iroda csomag: a kollégák számaira, naptárára és postafiókjára vonatkozó jogosultságot, és a kollégák tájékoztatását a Megrendelő biztosítja.

15.4. A Megrendelő a hívók kérelmeit (törlés, hozzáférés) a Voys AI-nak a hello@ingatlandesk.hu címre továbbítja, és tudomásul veszi, hogy a GDPR 12. cikk szerinti határidő őt köti.

16. Hatály, módosítás, kapcsolattartók

16.1. A DPA a Megrendelés elfogadásával — de legkésőbb a Próbaidőszak első Sikeres próbahívása előtt — lép hatályba, és a 13. pont teljesítéséig marad hatályban. A fő szerződés megszűnése a 8–13. pont kötelezettségeit nem érinti.

16.2. A DPA módosítása írásban (e-mailben) érvényes (kivéve a B. mellékletnek a 7.3. pont szerinti értesítéssel történő módosítását).

16.3. Kapcsolattartó (adatvédelmi ügyekben): Voys AI — hello@ingatlandesk.hu; Megrendelő — a Megrendelésben megadott kapcsolattartó.

16.4. A szerződésre a magyar jog, a GDPR és az Infotv. (2011. évi CXII. törvény) irányadó; a felügyeleti hatóság a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH).

16.5. Adatvédelmi tisztviselő. A Voys AI nem jelöl ki adatvédelmi tisztviselőt, mert a GDPR 37. cikk (1) a)–c) szerinti feltételek nem állnak fenn (nem közhatalmi szerv; fő tevékenysége nem az érintettek rendszeres és szisztematikus, nagymértékű megfigyelése, és nem különleges adatok nagy számban történő kezelése). Adatvédelmi kapcsolattartó: hello@ingatlandesk.hu. A Felek felülvizsgálják, ha a Gmail-ág tömegesen indul, vagy az adatkezelés nagymértékűvé válik. A Megrendelő saját DPO-szükségletét maga vizsgálja.

Elfogadás (elektronikus). A Megrendelő a Megrendelés keretében, külön jelölőnégyzettel elfogadja ezt a DPA-t, és kifejezetten tudomásul veszi a 8. pont szerinti USA-ba továbbítást. A Voys AI az elfogadás időpontját, a Megrendelő nevét és e-mail-címét, valamint a DPA verziószámát naplózza (ÁSZF 1.3).

``` Kelt: [hely], [dátum]

______ ______ Megrendelő / Adatkezelő Voys AI / Adatfeldolgozó (Iroda csomag egyedi szerződésénél aláírva) Szák-Kocsis Benjámin e.v. ```

17. IngatlanDesk Asszisztens (kiegészítő modul) — csak a modult megrendelő Megrendelőre

Az indulásnál (az első 20 fizető ügyfélnél) nem kínált; a pont a későbbi, külön megállapodással történő bevezetéshez maradt meg, addig nem hatályos. A bevezetése előtt jogi átnézés szükséges.

17.1. Mit dolgoz fel. A Megrendelő Telegram-üzenetei, hangjegyzetei (átírva), fotói; az IngatlanDesk-naplóból (érdeklődő-napló, naptár, Hirdetéslista) a Rendszer által a közvetítő (n8n) rétegen át, csak olvasásra kiadott adatok; az emlékeztető-sor; a munkamenet-előzmény és az engedélyezett memória. A hívó teljes telefonszáma és neve csak ott szerepel, ahol a teendő megköveteli.

17.2. Külön írásbeli tudomásulvétel (a modul megrendelésének feltétele). A Megrendelő e-mailben nyilatkozza: (a) a csatorna (Telegram) az EU-n kívüli szolgáltató; az üzenetek a szolgáltató szerverein tárolódnak, nem végpontok között titkosítottak; (b) a nyelvi modell és a beszédfelismerés szolgáltatói a választástól függően az EU-n kívül is feldolgozhatnak, és a Voys AI az EU-n belüli feldolgozást nem állítja, amíg ezt a szerződéses szöveg nem rögzíti; (c) kérésére a Voys AI WhatsApp- vagy Signal-csatornát vizsgál; (d) a modul a Megrendelő saját kimeneteit állítja elő, az üzeneteket a Megrendelő hagyja jóvá és küldi.

17.3. Biztonsági elvek. Ügyfelenként külön konténer, külön kötet, külön kulcs és külön Telegram-bot; nincs terminál-, fájl-, web-, böngésző- vagy kódfuttató eszköz; a modul nem kap Google-, Gmail- vagy Táblázat-hitelesítőt; nincs küldő eszköz; kimenő forgalom csak engedélylistás célokra; költségplafon ügyfelenként; az idegen szöveg (hívó mondata, portál-levél) nem találkozik olyan modellel, amelynek küldő eszköze van.

17.4. Megszüntetés. A Voys AI törli a konténert, a kötetet, a botot, a broker- és LLM-kulcsot, az emlékeztető-sort és a helyi mentéseket (a külső mentések kifutása legfeljebb 14 nap), és törlési jegyzőkönyvet vezet.

A. melléklet — A feldolgozás részletei és megőrzési idők

B. melléklet — Alfeldolgozók (a Voys AI saját fiókjaiban)

A forrásdokumentumok letöltve 2026-10-05;DPF-státusz: dataprivacyframework.gov névkeresés, 2026-10-14 (Vapi, OpenAI, Soniox, Anthropic: nincs; ElevenLabs, Netlify, Google LLC: van).Újra ellenőrizendő az élesítés napján. A lista utolsó módosítása: 2026-10-14.Tilos olyan rendszert a listába írni, amelyet nem használunk, és olyat kihagyni, amelyet igen.

Az indulásnál nem kínált, ezért nincs a listán: Microsoft (Outlook-naptár) és az IngatlanDesk Asszisztens-modul (Telegram stb.); az n8n Cloud IngatlanDesk-ügyféladatot nem kezelt.

Nem alfeldolgozó, ezért nincs a listán: SMS-szolgáltató (az IngatlanDesk nem küld SMS-t); az ügyfél saját mobilszolgáltatója (önálló adatkezelő, az átirányítás díját is ő számlázza a Megrendelőnek).

C. melléklet — Technikai és szervezési intézkedések (32. cikk)

Hozzáférés és azonosítás - Az alkalmazás belépés csak a Megrendelő által megadott e-mail-címekről (egyszer használatos kód vagy Google-belépés); belépés nélkül minden oldal a belépésre irányít; ügyfelenként elkülönített adat és hozzáférés (egy ügyfél más ügyfél adatát nem látja). - A Voys AI szolgáltatói fiókjaiban kétlépcsős azonosítás ott, ahol a szolgáltató ezt lehetővé teszi, külön jelszó fiókonként (jelszókezelővel), a hozzáférés a Voys AI személyére korlátozott. - A saját szerver adminisztrációs hozzáférése csak titkosított magánhálózaton (VPN) át, kulccsal lehetséges; kívülről csak a működéshez szükséges végpontok (webhookok) érhetők el; telefonhíd nincs, a telefonszám-szolgáltató SIP-en egyenesen a hangplatformhoz kapcsolódik. - API-kulcsok és titkok környezeti változóban/titkos tárolóban, kódtárban nem; személyes adat verziókövetett vagy nyilvános tárba nem kerül. - Google-hitelesítők: ügyfelenként külön hitelesítő és kulcs; a Gmail-szűrő és a naptár-hozzáférés szűkítése (6a).

Továbbítás és tárolás - A webes és API-forgalom TLS-sel titkosított csatornán megy; a tárhely (Netlify Blobs, a hangplatform) a szolgáltató által titkosítva tárol. - A telefonhívás hangja (SIP/RTP a telefonszám-szolgáltató és a hangplatform között) a telefonhálózat működése miatt nem végpontok között titkosított, ahogy a hagyományos telefonhívás sem. - A push-üzenetek tartalma titkosított, név nélküli.

Adattakarékosság - Hangfelvétel KI; a Rendszer csak a szolgáltatáshoz szükséges adatot kéri; az alkalmazás nem tárolja az átiratot, a hangplatformból olvassa, amíg ott van. - Megőrzési idők az A. melléklet szerint; a törlés az Alfeldolgozóknál is megtörténik. - A Rendszer az adatot harmadik fél modelljeinek tanítására nem adja át: az OpenAI API-adatot nem használ tanításra, a Soniox sem, a Vapi pedig nem osztja meg a tartalmat harmadik fél önálló modell-tanításához. A Vapi a feltételei szerint a tartalmat a szolgáltatás működésének javítására felhasználhatja, de csak úgy, hogy az a hívót és a Megrendelőt nem azonosítja; ezt a Megrendelő tudomásul veszi.

Működési biztonság - Az Asszisztens-szabályok és kulcsok módosításáról a Voys AI naplót vezet; a hívás után az első 72 órában a hívásokat kézzel átnézi. - Incidenskezelés a 10. pont szerint; a szolgáltatói fiókok jogosulatlan hozzáférés elleni figyelése. - Vészkikapcsolás: az átirányítás a Megrendelő mobiljáról a ##002# kóddal bármikor megszüntethető. - AI-felfedés: az Asszisztens köszönése fix szöveg, amely közli, hogy mesterséges intelligencia, és hogy a hívásról szöveges leirat készül; a gyártósor ennek hiányát hibaként kezeli.

Szervezési - A Voys AI az Alfeldolgozók adatvédelmi dokumentációját (DPA, alfeldolgozói lista) beszerzi, évente áttekinti, és a változásokat a 7.3. szerint közli. - A Voys AI a Rendszer adatáramlási térképét naprakészen tartja (a B. melléklet ebből készül).

D. melléklet — A hívók és érdeklődők tájékoztatása

A Megrendelő a hívók tájékoztatásához a hívói tájékoztatást használja. A tájékoztatónak tartalmaznia kell: az AI-mivoltot, az átirat készítését és megőrzési idejét, a hangfelvétel hiányát, az adatkezelő (a Megrendelő) azonosítását, a Voys AI mint adatfeldolgozó és az Alfeldolgozók szerepét, az USA-ba történő továbbítást és a garanciát (SCC/DPF), az érintetti jogokat és a NAIH-hoz fordulás lehetőségét.

E. melléklet — DPIA-szűrési lap (GDPR 35. cikk; NAIH-lista; WP248 rev.01)

A Voys AI tölti ki a termékre; a Megrendelő a Megrendelés során elfogadja, és mint adatkezelő magáévá teszi („szűrés elvégezve”). Felülvizsgálat: új funkció, új ügyfélkör, Gmail-ág bevezetése.

Érdekmérlegelési teszt (LIA, minta; GDPR 6. cikk (1) f)). Cél: a nem fogadott hívások és megkeresések kezelése (visszahívhatóság). Szükségesség: név, szám és tárgy nélkül a megkeresés nem kezelhető. Mérlegelés: az érintett a hívást maga kezdeményezte és számíthat a megkeresése kezelésére; az adat minimális, hangfelvétel nincs, a megőrzés ≤ 30 nap (átirat) / 12 hónap (Napló); az MI-jelleget és az átirat tényét a hívó a köszönésből megtudja. Biztosítékok: tiltakozási jog (törlési kérés felírása hívás közben), rövid megőrzés, nincs pontozás vagy automatikus elutasítás. Eredmény: a Megrendelő érdeke az érintett jogait nem előzi meg számottevően, a kezelés megengedett. A Megrendelő mint adatkezelő ezt magáévá teszi vagy módosítja.

Megfelelési táblázat: GDPR 28. cikk (3) a)–h)

Voys AI — Szák-Kocsis Benjámin e.v. · IngatlanDesk Adatfeldolgozási szerződés 1.2 (ügyvédi átnézés nélkül, saját kutatás alapján készült; nem jogi tanács) · 2026. október 14.